Soluciones Móviles en los Procesos Empresariales

Las empresas se soportan en procesos (operacionales, administrativos, financieros), los procesos se soportan en actividades y en muchos casos las actividades se soportan en levantamiento de información, para este levantamiento de información tradicionalmente por lo general se maneja mediante el uso de formularios de papel.

Tomando como ejemplo el proceso de venta tradicional, este involucra levantamiento de información en la toma de pedidos, podríamos describir este proceso de la siguiente manera. Este se inicia con la elaboración de los formularios de papel y la impresión de las listas precios que serán utilizados por los vendedores en los recorridos de sus rutas, es importante mencionar que las listas de precios deben ser impresas nuevamente con cada incremento de precios (esto algunas veces genera divergencia de precios en los pedidos entre los vendedores, por no estar manejando la misma lista de precios), una vez con los clientes, los vendedores toman los pedidos en los formularios chequeando los precios en la lista de precios, dependiendo de la modalidad de la empresa los vendedores envían los formularios de los pedidos a la oficina principal, ya sea por fax , por correo o dictados por teléfono, estos datos son transcritos en la oficina principal en el sistema administrativo de la empresa de tal manera que los productos sean enviados a los clientes y facturados.

Si montamos el proceso descrito anteriormente bajo una plataforma de solución móvil, mediante la utilización de computadoras de mano (PDA), lo podemos describir de la siguiente manera. A los vendedores se les entrega una computadora de mano (PDA) con un programa de toma de pedidos, el cual se comunica con el sistema administrativo de la empresa, ya sea en batch (sincronización en los predios de la empresa) o en forma remota mediante la utilización de   celulares con Bluetooth (fuera de los predios de la empresa), una vez que los vendedores sincronizan sus computadores de mano (PDA), en ellos pueden llevar la ruta de clientes, la lista de precios actualizada (podrían ser varias listas de precios), cuentas por cobrar del cliente, ultimas compras realizadas por el cliente, el inventario de los productos y cualquier otra información que la empresa considere necesaria, los vendedores a medida que van tomando los pedidos en sus computadores de mano los van sincronizando (si están utilizando la manera remota) al sistema administrativo de la empresa, de esta manera se vaya actualizando el inventario disponible. Los computadores de mano, adicionalmente pueden generar reportes de interés para los vendedores o supervisores.

Cuando una Empresa decide cambiar su proceso de toma de pedidos de la modalidad manual a la automatizada, esta logra:
• Que la información que manejen los vendedores este siempre actualizada en función del sistema administrativo de la empresa (listas de precios, cuentas por cobrar, inventarios);
• Reducir el tiempo en la toma de pedidos, lo cual permite que los vendedores atiendan un mayor número de clientes por día; Reducir los errores en los pedidos, ya sean por números borrosos, mala comunicación verbal (datos dictados por teléfono) o por mala trascripción de los datos;
• Reducir los costos de papelería e insumos de impresión (formularios y listas de precios impresas);
• Que los vendedores generen reportes de ventas en sus computadores de mano para tomar acciones;
• Y, por último, la empresa logra mejorar la imagen de la empresa ante sus clientes.

Es importante mencionar que aun se puede mejorar mas el tiempo en la toma de pedidos mediante la utilización de un lector de código de barras que se conecta a la computadora de mano. El costo de esta solución móvil podría tener un costo de BsF 12.000 para una fuerza de venta de 10 vendedores y otros BsF 12.000 en equipos (computadoras de manos y celulares).

La Soluciones Móviles también pueden ser implementadas en los procesos de:
• Recepción, despacho e inventario de mercancía;
• Mercadeo;
• Levantamiento de encuestas;
• Auditorias;
• Recaudación de impuestos;
• Servicios médicos;
• Inspección de obras de construcción;
• Venta y alquiler de inmuebles;
• Servicios de restaurantes;
• Servicios de banca y seguros, Servicios educativos; Entre otros.

En líneas generales con la implementación de soluciones móviles en cualquiera de los procesos, las empresas impactan directamente en:
• Reducción de tiempos en procesos.
• Disponibilidad de información valiosa cuando es necesaria,
• Drástica reducción de errores en la entrada de datos.
• Reducción en costos comunicaciones, papelería, etc.
• Incrementar la imagen de su empresa ante sus clientes.

Más información sobre soluciones móviles soluciones móviles ya estandarizadas como Toma de pedidos y Manejo de inventarios, como también soluciones móviles a la medida, pueden encontrarse en genteinalanbrica.com.

Fuente: Ronald José Plaza Márquez – genteinalambrica.com