Gestión de documentos: un deber y un reto para su organización
El término gestión de documentos hace referencia a la gestión y administración de la información que una organización genera en el desarrollo de las actividades que su misión le demanda. Esta información se presentará en diferentes formas y medios y tendrá diferentes funciones al interior de la organización razón por la cual el archivo, la codificación, clasificación y duplicación de dichos documentos no es una tarea precisamente sencilla. De la misma manera el medio en el cual se encuentre contenida la información presenta diferentes retos y consideraciones que deben ser tenidas en cuenta para custodiar y conservar el material documental exitosamente.
Una estrategia completa de gestión de documentos debe por lo tanto tener en cuenta ciertos procesos y variables que definirán los tiempos y costes de su implementación. A continuación explicaré algunos de los procedimientos básicos más esenciales para una estrategia de este tipo:
• Almacenamiento:
El primer reto que plantea la gestión de documentos es el almacenamiento ya que es precisamente donde se da respuesta a dos preguntas escenciales: ¿Qué documentos se van a guardar y dónde? Al responder estas dos preguntas se aclaran cuales son las necesidades específicas del lugar o el medio de almacenamiento cuyas principales cualidades deberán ser, el acceso eficaz para recuperar información y las características físicas para conservar adecuadamente los documentos.
• Gestión de Archivos Activos:
Será necesario definir una estrategia para recuperar eficientemente cada uno de los documentos activos para que su almacenamiento no afecte el funcionamiento normal de la organización. Algunas estrategias para abordar este problema son la digitalización de dichos documentos lo cual permite que puedan ser accedidos a través de internet y la clasificación individual con códigos de barras para lograr una ubicación rápida y eficiente del documento físico de haber uno.
• Clasificación y Custodia:
Estos dos procesos son absolutamente esenciales en cualquier estrategia de gestión documental y de ellos depende en gran medida el éxito de esta. Primero es necesario separar y organizar los documentos de la manera más apropiada y mediante el sistema más óptimo. También será necesario definir una estrategia de expurgación la cual permitirá definir qué documentos se deben conservar y por cuánto tiempo, establecer un control de las versiones para todos los documentos y definir cómo y cuándo serán destruidos aquellos documentos que no sean necesarios.
• Seguridad:
Este es por supuesto un factor tan amplio como necesario. Es necesario para cualquier organización estar absolutamente segura de que sus archivos y documentos se encuentran en un lugar con acceso restringido y condiciones especiales que minimicen cualquier riesgo al que se pueda exponer la información. Habrá que contemplar la posibilidad de crear una copia de seguridad del archivo así como una metodología que garantice que la destrucción de documentos obsoletos no ponga en riesgo ningún documento activo. También es muy importante tener un plan de seguridad para que aquella información que sea sensible y confidencial se mantenga a salvo de caer en las manos equivocadas.
La dificultad y el coste que supone crear una estrategia de este tipo a las organizaciones ha llevado a que algunas empresas se dediquen exclusivamente a ofrecer servicios de gestión documental. Estas empresas por lo general poseen no solo la experiencia sino también la tecnología y la infraestructura necesarias para diseñar una estrategia de gestión de documentos adecuada al tamaño y los matices de cada organización en particular. Para cualquier organización con un flujo documental considerable esta es sin duda una opción que no solamente le ahorrará mucho tiempo y dinero, sino que también le dará la tranquilidad de estar dejando el diseño de su estrategia de gestión documental en buenas manos.
Encuentre más de la misma autora en blogistica.es. © 2012 Blogistica.es.
Fuente: Silvia Jamart – blogistica.es
