Crece la adicción al correo electrónico en las empresas
En un reporte publicado por la empresa Symantec Corporation (NASDAQ:SYMC), se destaca que la adicción al correo electrónico se está extendiendo llamativamente entre los empleados de las empresas de región EMEA (Europa, Oriente Medio y África).
Segun el trabajo, la cantidad de mensajes enviados por correo electrónico había aumentado 47% solo durante 2005, creando una dependencia de los usuarios con este medio de comunicación, ya que un 75% de los trabajadores considera que esta tecnología puede crear adicción. Algunos usuarios corporativos tienen ahora que dedicar más de la mitad del día – todos los días – a la gestión de sus buzones de correo entrante.
En este estudio, diseñado para tener un conocimiento más profundo sobre los temas asociados con el empleo cada vez mayor del correo electrónico, participaron 1.700 usuarios y gestores de TI de la región EMEA (Europa, Oriente Medio y África).
El estudio indicó que:
·El correo electrónico domina la jornada laboral:
El 52 % de las personas que participaron en este estudio pasan dos horas al día – el equivalente a una jornada de trabajo a la semana – leyendo, contestando y escribiendo correos electrónicos, mientras que el 15% de los encuestados dedica un mínimo de cuatro horas al día a realizar estas tareas, lo que equivale a la mitad de una jornada laboral.
·Esta adicción amplía la jornada laboral:
La adicción al correo electrónico ha ampliado la jornada laboral, ya que el 54% de los trabajadores comprueba sus correos electrónicos antes de las 9 de la mañana (hay personas que lo hacen incluso a las 6 de la mañana), y la mayoría lo vuelve a hacer alrededor de las 5 de la tarde (aunque hay personas que lo hacen incluso a media noche).
·La cantidad de mensajes enviados por correo electrónico continúa aumentando:
El 91% de los gestores de TI estima que la cantidad de tráfico de correo electrónico en sus compañías ha aumentó 47% como media durante 2005. Esta cifra puede alcanzar el 200% el grandes compañías con 500 trabajadores o más. En casos extremos, algunos empleados envían hasta 350 mensajes al día, y pueden recibir 450 mensajes durante una jornada laboral.
·El correo electrónico se ha convertido en una herramienta empresarial esencial:
Los trabajadores utilizan el correo electrónico para realizar una serie de actividades empresariales, ente las que se incluye la comprobación de información sobre reuniones (74 %), la gestión de información de contacto (62 %), encontrar documentos (74 %) y la delegación de tareas (46 %)
"En los últimos años, el correo electrónico ha pasado de ser un medio de comunicación más a convertirse en una herramienta empresarial esencial, pero este apego a la tecnología entre los trabajadores está llegando a ser preocupante," ha afirmado Lindsey Armstrong, vicepresidenta primera de Symantec Corporation en la región EMEA. "Además de emplearlo como medio de comunicación, los usuarios corporativos utilizan ahora el correo electrónico para realizar otras tareas como, por ejemplo, la gestión de sus agendas de trabajo y de su información de contacto, el almacenamiento de información y el acceso a documentos.
El peligro que corren las empresas de la región EMEA por el aumento de la cantidad de correos electrónicos es que la saturación convierta en imposible para un usuario el proceso de abrir un mensaje, realizar la acción posterior correspondiente y continuar gestionando todos los mensajes y peticiones que recibe. Las empresas necesitan comenzar a pensar ya en las políticas y las pautas que deben poner en marcha para ayudar a sus empleados a gestionar el flujo cada vez mayor de información, en vez de esperar hasta que los usuarios se encuentren totalmente desbordados."
El estudio también indicó algunos resultados interesantes relacionados con el uso del correo electrónico en dispositivos móviles. 31 % de los encuestados utiliza un dispositivo móvil para acceder al correo electrónico, y la mayoría – 72% – comprueba el correo electrónico cuando se encuentra fuera de la oficina y no están realizando ninguna tarea laboral.
El correo móvil parece haber tenido un impacto importante en las vidas de los usuarios, y los resultados más destacados son los siguientes:
· 34 % de los encuestados comprueba el correo electrónico cuando acaban de levantarse de la cama, y un 30% lo comprueba antes de acostarse por la noche
· 65 % de los usuarios de correo electrónico móvil utiliza sus dispositivos portátiles para realizar tareas relacionadas con el trabajo cuando está junto a su pareja y/o amigos cercanos y familia
· 40 % de los usuarios de correo electrónico móvil ha comprobado sus mensajes mientras ha estado de vacaciones, y un 38% lo ha hecho cuando se ha encontrado de baja por enfermedad.
Sin embargo, anima saber que el estudio ha descubierto también algunas actitudes muy positivas del correo electrónico móvil. Mientras que un 27 % de los encuestados afirmó que la comprobación del correo electrónico fuera del horario laboral aumentaba el estrés, un importante 23% también manifestó que esta misma acción lo disminuía. Un 43 % de los usuarios de correo electrónico móvil piensa que el acceso al correo fuera de la oficina les hace ser más eficientes. Pero lo que más sorprende es que un 75% piensa que ellos deben ser responsables – y no sus jefes – de mantener bajo control el uso del correo electrónico.
Symantec propone a las empresas las siguientes pautas para ayudarles a combatir la epidemia actual relacionada con la adicción al correo electrónico:
1. Implantar:
·Soluciones para archivar correos con capacidad para sustituir mensajes específicos con atajos más pequeños para evitar que los usuarios sobrepasen el tamaño máximo asignado a sus buzones de correo, además de ayudarles a gestionar la cantidad de mensajes en el buzón de mensajes entrantes y permitirles el acceso a los correos con más rapidez cuando necesiten recuperarlos
·Soluciones para archivar correos que proporcionen a los administradores un control centralizado de la información guardada, además de reducir el almacenamiento y las copias de seguridad de la información duplicada y permitir el empleo de soluciones de almacenamiento a varios niveles y con menor coste
·Filtros de spam para controlar la cantidad de mensajes no deseados que reciben los usuarios. Esto resulta especialmente beneficioso para reducir el tiempo de descarga de mensajes en usuarios que se encuentran en desplazamiento y fuera de su lugar de trabajo habitual
2. Educar:
·A los usuarios para enseñarles a gestionar con efectividad sus correos electrónicos – garantizando que guardan y borran mensajes cuando sea necesario
·A los usuarios para enseñarles a trabajar con los departamentos de TI para garantizar que todas las copias de seguridad de los sistemas necesarias se realizan a tiempo y correctamente, para reducir el nivel de datos guardados en los discos duros y archivos PST de los usuarios.
3. Animar:
·A los usuarios a hablar con sus compañeros de trabajo o con los clientes siempre que sea posible, en vez de enviarles mensajes por correo electrónico
·A los empleados a dejar de copiar mensajes para enviárselos a muchas personas cuando no sea necesario
·A las personas para que no envíen mensajes innecesarios como, por ejemplo, correos a toda la compañía con información que sólo incumbe a una "oficina regional"
Para llegar a los resultados anotados, la empresa contratada para el estudio, Dynamic Markets, realizó 1.700 entrevistas cuantitativas a empleados generales y gestores de TI responsables del sistema para el correo electrónico de la empresa. Todas las compañías tienen 500 trabajadores o más y forman parte de diferentes sectores en la región EMEA. También se realizaron 15 entrevistas cualitativas en profundidad.
Información adicional: "Recomendaciones para evitar ahogarse con el correo electrónico".
Fuente: symantec.com
