¿Qué es la Gestión de Datos Maestros?

La Gestión de Datos Maestros (MDM) puede ser percibida como otro término inventado por los proveedores de software para describir la evolución de la industria. Sin embargo, a pesar de cómo lo nombremos, la MDM existe desde hace mucho tiempo y es fundamental para cualquier negocio.

Barcelona, marzo de 2015 – La Gestión de Datos Maestros fue definida hace unos años por la firma de investigación de mercado Gartner. John Radcliffe, quién formaba parte del equipo de analistas que acuñaron la definición, dice que «la Gestión de Datos Maestros es una disciplina orientada a las empresas, que masteriza y gestiona los datos. Los datos maestros son los datos básicos de los procesos de negocio, y la relación entre estos datos».

No por diversión

Aunque es una disciplina orientada a la empresa, el departamento de TI (tecnologías de la información) tiene mucho que decir al respecto. Mikkel Jensen, vicepresidente ejecutivo de Stibo Systems, comenta que «la Gestión de Datos Maestros es una cuestión importante para cualquier CIO porque las compañías no almacenan datos sólo por diversión». Jensen añade: «tu empresa es sólo tan buena como tus datos, y si no les prestas atención, la calidad disminuirá automáticamente».

«La Gestión de Datos Maestros merece atención ya que es el nexo de unión de todos los datos básicos», añade Radcliffe.

Y si los datos maestros y su gestión tienen tanta importancia para las empresas, ¿por qué hace tan poco tiempo que se ha empezado a hablar de MDM? Jensen comenta que «la MDM en realidad se ha tratado durante algún tiempo, aunque al principio sólo habláramos de datos maestros. Dado que las empresas hacen cada vez más uso de la automatización y de los sistemas de TI, es aún más importante mantener  una buena visión de conjunto de estos datos básicos».

Transacciones y bloques de construcción

La mayoría de los sistemas de TI que actualmente se ejecutan en las empresas se centran principalmente en las transacciones. Por ejemplo, actividades como el envío de productos de un sitio a otro está monitorizado y registrado. Sin embargo, es importante darse cuenta de que si los bloques de construcción, por ejemplo, los datos básicos, detrás de estas transacciones no son correctas, éstas operaciones no se pueden utilizar para informar de  decisiones significativas, y los procesos no funcionarán tan bien como deberían.

La compañía Rituals Cosmetics ha empezado a utilizar la solución MDM de Stibo Systems recientemente, y rápidamente ha visto como los datos maestros le han ayudado a optimizar su negocio. Jan-Willem Boerhout, director de gestión de programa de Rituals Cosmetics, dice que «anteriormente, podíamos compartir todos los datos clave a través de hojas de cálculo mientras las transacciones se llevaban a cabo en nuestro sistema ERP. El problema era que todo el mundo hacía su propia interpretación de los datos y no se podían tomar decisiones o hacer comparaciones basándose en esta información compartida».

Aunque el principio de la MDM pueda parecer simple, a muchas empresas les está costando mantener sus datos básicos en orden, porque se extienden a través de múltiples sistemas y hojas de cálculo. Esto no solo significa que los datos son poco fiables, sino también que las empresas recopilan y mantienen más datos de los probablemente necesarios. Además, estas empresas están perdiendo dinero y desaprovechando oportunidades ya que se llevan a cabo acuerdos con otros en base a una información incorrecta.

Jensen explica: «supone que tienes una oficina en Ámsterdam y compras 50.000 productos de un proveedor. Tu oficina hermana en Utrecht no es consciente de ello y compra la misma cantidad de productos de la misma empresa. Si hubieras sabido que comprabas 100.000 productos en total, probablemente podrías haber negociado el precio. Así pues, estás desaprovechando un descuento».

La responsabilidad del departamento de TI

Mientras que toda la empresa debe ser idealmente la responsable de mantener la alta calidad de sus datos maestros, es responsabilidad del departamento de TI y del CIO (Chief Information Officer) encontrar la herramienta adecuada para su gestión. De esta forma el departamento de TI puede controlar si los datos se gestionan con la mayor eficacia. Al mismo tiempo, por supuesto, es responsabilidad del CIO vincular todos los sistemas de TI que se ejecutan en sus empresas.

Esta es la visión compartida por Boerhout, que es responsable de todos los proyectos relacionados con TI en Rituals. La Gestión de Datos Maestros se encuentra en el centro de todos los sistemas. Todos los datos, ya sean de producto, proveedores, deudores, actividades o  localizaciones, se reúnen en el sistema MDM que luego alimenta el sistema ERP (Enterprise resource planning, en inglés o sistemas de planificación de recursos empresariales, en castellano); no al revés, como a menudo ocurre en aquellas empresas que ejecutan un sistema informático heredado.

«ERP es el motor», dice Boerhout, «pero MDM es el lenguaje común».

(*) Carlos Dufour, Country Manager de Stibo Systems Iberia, trabaja junto a sus clientes para ayudarles a entender cómo mejorar la gestión de la información estratégica de su compañía. 

Acerca de Stibo Systems

Stibo Systems es la compañía líder en soluciones de Gestión de información de productos (PIM) para multicanal y en Gestión de Datos Maestros (MDM) multi-dominio. Los líderes de la industria confían en Stibo Systems para vincular la información de clientes, productos, proveedores y otros datos de la organización. Esto permite a las empresas tomar decisiones más eficientes, aumentar las ventas y aportar valor. Durante los últimos 30 años, Stibo Systems ha ayudado a las empresas líderes a desarrollar una fuente fiable de información estratégica. Stibo Systems es una filial de la compañía privada Stibo A/S Group, fundada en el año 1794, y que tiene su sede en Aarhus, Dinamarca. Para más información, visite www.stibosystems.es

Fuente: Carlos Dufour (*) – stibosystems.es