Custodia Externa y Backup Remoto
En general, se tiende a pensar que únicamente aquellas organizaciones con un alto flujo de documentos y archivos pueden eventualmente requerir de un servicio externo de gestión documental, sin embargo, aquellas organizaciones que manejan documentación sensible en medios físicos o informáticos con cierto grado de vulnerabilidad podrían beneficiarse de un servicio que algunas de estas empresas prestan y que puede ser considerado como una medida adicional para proteger la información.
En la actualidad, y desde la década de los 90, varias empresas dedicadas a la gestión documental ofrecen el servicio de gestión y custodia externa de cintas y backup remoto. Ésta es una solución confiable y económica para el archivo de documentos digitales y copias de seguridad de su organización, en una locación externa y fuera de línea. Cualquier organización está expuesta a la eventualidad de una contingencia informática y este tipo de copia de seguridad acompañado de un plan de continuidad es sin duda un blindaje a la operación de la organización y a la integridad de su información.
Si usted decide contratar un servicio de custodia externa y backup remoto para organización primero asegúrese que la empresa que le brindará este servicio no solamente le ofrezca las condiciones perfectas de almacenamiento seguro (acceso controlado y restringido, CCTV, personal de seguridad, protección de información sensible, control adecuado de incendios y desastres naturales, etc.) para sus cintas, sino que además le proporcione una solución completa en la cual se incluya una estrategia sólida y eficaz de recuperación de la información en caso de una contingencia.
Algunos de los aspectos más importantes de dicha estrategia serán:
– Una custodia adecuada que garantice que sus datos serán preservados en su integridad, de forma segura, y que el acceso a ellos será ágil y eficiente en caso de presentarse una contingencia.
– Capacidad de reacción inmediata ante una contingencia. Para ello la empresa que ofrece el servicio deberá tener un personal con amplia experiencia y preparación en este tipo de escenarios, así como también deberá tener una serie de procedimientos que garanticen que la recuperación de la información se realice eficazmente.
– Asesoría en un plan de continuidad que reduzca al máximo el impacto de una eventual contingencia sobre las operaciones habituales de su organización.
– Medios de transporte confiables y seguros que garanticen que su información permanezca segura y monitoreada mientras se desplaza de un lugar a otro, y que su recolección y entrega se realicen en orden y sincronía con el flujo de trabajo y el horario de backup de su organización.
Fuente: THP
